Datenschutzerklärung
Version 1.2 vom 14. Oktober 2026
1. Wer ist verantwortlich?
Verantwortlich für die Verarbeitung ist:
Auvia GmbH
Zur Nohn 94
4701 Eupen
Belgien
Unternehmensnummer: 1026.017.401
MwSt.-Nr.: BE 1026.017.401
E-Mail: info@auvia.be
„Auvia“, „wir“ oder „unser“ bezeichnet in dieser Erklärung die Auvia GmbH.
2. Für wen gilt diese Erklärung?
Diese Erklärung betrifft die Personen, deren Daten Auvia für ihre eigenen Tätigkeiten verarbeitet, insbesondere:
- Besucherinnen und Besucher der Website von Auvia;
- Interessenten und Personen, die mit Auvia Kontakt aufnehmen;
- Kunden und ihre Vertreter oder beruflichen Ansprechpersonen;
- Lieferanten, Partner und ihre Ansprechpersonen;
- Personen, die an einem Treffen, einer Vorführung oder einem geschäftlichen Austausch mit Auvia teilnehmen.
Verarbeitet Auvia personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden im Rahmen eines Automatisierungsmoduls, bleibt grundsätzlich dieser Kunde verantwortlich. Diese Verarbeitungen regeln der Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen dem Kunden und Auvia sowie die Datenschutzerklärung des jeweiligen Kunden.
3. Welche Daten können wir verarbeiten?
Je nach Beziehung zu Auvia können wir folgende Kategorien von Daten verarbeiten:
- berufliche Identifikationsdaten: Name, Vorname, Funktion und Unternehmen;
- berufliche Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geschäftsanschrift;
- Daten aus dem Austausch: Inhalt von E-Mails, Anfragen, Gesprächsprotokolle, geäußerte Bedürfnisse und Verlauf der Kommunikation;
- geschäftliche und vertragliche Daten: Angebote, angefragte Leistungen, Verträge, Freigaben, Verlauf der Geschäftsbeziehung und berufliche Präferenzen;
- Rechnungsdaten: Firmenname, Rechnungsanschrift, Unternehmensnummer, MwSt.-Nummer, Peppol-Kennung, Rechnungsreferenzen und Angaben zu Zahlungen;
- begrenzte technische Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, technische Protokolle und Angaben, die für die Sicherheit und den Betrieb der Website oder der Infrastruktur nötig sind;
- freiwillig mitgeteilte Daten, die eine Person bei einem Kontakt mit Auvia übermittelt.
Bitte senden Sie uns per gewöhnlicher E-Mail keine sensiblen Daten, keine Daten über Minderjährige, keine Passwörter, API-Schlüssel oder sonstigen Geheimnisse.
4. Warum verarbeiten wir diese Daten?
| Zweck | Wichtigste Daten | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Anfragen beantworten und ein erstes Gespräch vereinbaren | Identität, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage | Berechtigtes Interesse von Auvia, berufliche Anfragen zu beantworten, und, wenn die Anfrage einem Auftrag vorausgeht, vorvertragliche Maßnahmen |
| Den Bedarf verstehen und einen Vorschlag oder ein Angebot vorbereiten | Identität, Funktion, Unternehmen, Bedarf, Austausch | Vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage der Person oder berechtigtes Interesse im B2B-Kontext |
| Verträge schließen und erfüllen | Kontaktdaten, Vertragsangaben, Freigaben und Kommunikation | Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen |
| Kundenbeziehung, Support und Nachbetreuung der Leistungen | Kontaktdaten, Verlauf des Austauschs, Supportanfragen | Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse an einer professionellen Nachbetreuung |
| Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen ausstellen und aufbewahren | Berufliche Identität, Rechnungs- und Zahlungsdaten | Gesetzliche, buchhalterische und steuerliche Pflichten |
| Sicherheit der Website, der Systeme und der Kommunikation gewährleisten | Technische Protokolle, IP-Adresse, Sicherheitsereignisse | Berechtigtes Interesse, die Systeme zu schützen, Missbrauch zu verhindern und die Sicherheit der Dienste zu gewährleisten |
| Rechte von Auvia verteidigen und Streitfälle bearbeiten | Verträge, Austausch, Nachweise und relevanter Verlauf | Berechtigtes Interesse, Rechtsansprüche festzustellen, geltend zu machen oder zu verteidigen |
| Geschäftskunden gelegentlich über Leistungen im Zusammenhang mit ihrer Beziehung zu Auvia informieren | Identität, berufliche Kontaktdaten und bestehende Beziehung | Berechtigtes Interesse, unter Beachtung der Regeln für elektronische Kommunikation und des Widerspruchsrechts |
| Ein Gespräch aufnehmen, um es zu protokollieren | Stimme und Inhalt des Gesprächs | Einwilligung, jederzeit widerrufbar |
Auvia trifft auf Grundlage dieser Verarbeitungen keine ausschließlich automatisierte Entscheidung, die rechtliche Wirkung entfaltet oder die betroffenen Personen erheblich beeinträchtigt.
4.1 Interessenten und Erstgespräch
Wenn Sie mit Auvia Kontakt aufnehmen oder ein Erstgespräch vereinbaren:
- erfassen wir Ihren Namen, Ihre Funktion, Ihr Unternehmen, Ihre beruflichen Kontaktdaten, den geäußerten Bedarf und die Zusammenfassung des Gesprächs in unserer Verwaltungssoftware (Odoo, gehostet in Europa);
- kann uns ein KI-Werkzeug helfen, die Zusammenfassung oder einen Vorschlag vorzubereiten (Abschnitt 7);
- nehmen wir das Gespräch nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung auf; die Abschrift entsteht auf einem Rechner von Auvia, ohne Online-Dienst, und die Audiodatei wird nach der Durchsicht gelöscht, spätestens nach 30 Tagen;
- werden Ihre Daten ohne weiteren Kontakt 12 Monate nach dem letzten sachdienlichen Austausch gelöscht, nach einem nicht angenommenen Angebot 24 Monate nach dem letzten Kontakt (Abschnitt 9);
- können Sie jederzeit widersprechen oder die Löschung verlangen, per E-Mail an info@auvia.be (Abschnitt 12).
5. Woher stammen die Daten?
Die Daten stammen hauptsächlich:
- direkt von der betroffenen Person;
- von ihrem Arbeitgeber oder der Organisation, die sie vertritt;
- aus Unterlagen und Angaben, die im Rahmen einer Anfrage, eines Angebots oder eines Vertrags übermittelt werden;
- aus öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen, soweit deren Abruf nötig und rechtmäßig ist;
- aus den technischen Systemen, die für Betrieb und Sicherheit der Dienste eingesetzt werden.
Werden Daten nicht direkt bei der Person erhoben, erteilt Auvia die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen innerhalb der vorgesehenen Fristen, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.
6. An wen können die Daten weitergegeben werden?
Zugriff auf die Daten besteht nur, soweit es für ihren Zweck nötig ist. Sie können an folgende Kategorien von Empfängern weitergegeben werden:
- den Geschäftsführer von Auvia sowie künftige Mitarbeitende oder beauftragte Dienstleister, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind;
- die von Auvia genutzten Anbieter für E-Mail, Bürosoftware und Speicherung;
- Anbieter für Hosting, Datensicherung, IT-Sicherheit und -Wartung;
- einen Anbieter von KI-Modellen, der als Auftragsverarbeiter von Auvia tätig ist — derzeit Anthropic, Anbieter der Claude-Modelle — für die in Abschnitt 7 beschriebenen Aufgaben und die in Abschnitt 7.1 beschriebene Sortierung der Nachrichten;
- die Verwaltungssoftware von Auvia, Odoo (Odoo SA, gehostet in Europa): Kontakte, Angebote, Verträge, elektronische Unterschrift, Rechnungsstellung und Buchhaltung;
- Anbieter für Rechnungsstellung, Buchhaltung, Zahlung oder elektronische Rechnungsübermittlung;
- berufliche Berater von Auvia, insbesondere Buchhalter, Rechtsanwälte oder Versicherer;
- Behörden, Verwaltungen oder Gerichte, wenn eine gesetzliche Pflicht oder ein rechtmäßiges Ersuchen dies verlangt.
Verarbeitet ein Dienstleister Daten im Auftrag von Auvia, sorgt Auvia dafür, dass diese Beziehung den Anforderungen des Datenschutzrechts entsprechend geregelt ist.
Auvia verkauft keine personenbezogenen Daten.
7. Nutzung von Diensten mit künstlicher Intelligenz
Auvia kann berufliche Werkzeuge mit künstlicher Intelligenz nutzen, die bei bestimmten internen Aufgaben unterstützen, zum Beispiel bei der Gliederung von Dokumenten, der Analyse beruflicher Inhalte oder der Verbesserung von Texten.
Dabei wendet Auvia insbesondere folgende Grundsätze an:
- Übermittlung nur der Daten, die unbedingt nötig sind;
- Vorrang für fiktive, anonymisierte oder um unnötige Angaben bereinigte Daten;
- keine personenbezogenen Daten in Code-Repositories; im KI-Werkzeug Daten beruflicher Kontaktpersonen nur, wenn die Aufgabe sie erfordert;
- Nutzung eines professionellen Dienstes mit Auftragsverarbeitungsvertrag (Artikel 28 DSGVO) — derzeit Claude von Anthropic im Angebot für Unternehmen, das diese Daten nicht zum Training seiner Modelle nutzt;
- angemessene menschliche Kontrolle der von der KI erzeugten Ergebnisse;
- keine Nutzung personenbezogener Daten zum Training eigener Modelle von Auvia ohne entsprechende Information und Rechtsgrundlage.
Die Gespräche mit diesem Werkzeug werden bei Anthropic ohne zeitliche Begrenzung gespeichert, solange Auvia sie nicht löscht. Sie können in den USA verarbeitet werden (Abschnitt 8).
7.1 Sortierung eingehender Nachrichten
E-Mails an Auvia können von einem KI-Werkzeug gelesen werden, um sie nach Dringlichkeit und Thema zu ordnen, diejenigen zu markieren, die eine Antwort erwarten, und Antwortentwürfe vorzubereiten.
Diese Verarbeitung dient demselben Zweck wie das Lesen von Hand: Ihre Anfrage zu beantworten (Abschnitt 4). Sie beruht auf dem berechtigten Interesse von Auvia, ihre Korrespondenz schnell und geordnet zu bearbeiten.
Auvia regelt sie wie folgt:
- ein vertraglich gebundener Anbieter: Das Werkzeug wird von Anthropic im Rahmen seiner geschäftlichen Bedingungen bereitgestellt, die einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO enthalten. Anthropic verarbeitet die Nachrichten nur auf Weisung von Auvia und nutzt sie nicht zum Training seiner Modelle. Die Daten können in den USA verarbeitet werden (Abschnitt 8);
- nur das Nötige: Das Werkzeug liest zuerst Absender, Betreff und Anfang der Nachricht; die vollständige Nachricht liest es nur, wenn das zum Verständnis der Anfrage nötig ist;
- eine menschliche Entscheidung: Das Werkzeug versendet keine Nachricht. Jede Antwort wird von einer Person bei Auvia gelesen, entschieden und versendet. Es wird keine Sie betreffende Entscheidung automatisiert getroffen;
- sensible Daten werden ausgesondert: Eine Nachricht, die Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten (Artikel 9 DSGVO) zu enthalten scheint, wird markiert, vom Werkzeug nicht weiter analysiert und von Hand bearbeitet;
- kurze Aufbewahrung: Technische Kopien, die das Werkzeug auf den Rechnern von Auvia anlegt, werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Die Nachricht selbst wird nach den Fristen in Abschnitt 9 aufbewahrt.
Sie können dieser Verarbeitung jederzeit und ohne Begründung widersprechen — per E-Mail an info@auvia.be oder mit einem Hinweis in Ihrer Nachricht. Ihre Nachrichten werden dann ohne KI-Werkzeug bearbeitet.
Die Verarbeitungen, die Auvia im Auftrag ihrer Kunden durchführt, sind im Auftragsverarbeitungsvertrag und im Datenschutzblatt des jeweiligen Moduls beschrieben.
8. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Bestimmte technische Dienstleister können Daten aus einem Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten oder dort zugänglich machen.
In diesem Fall sorgt Auvia dafür, dass ein von der DSGVO vorgesehener Mechanismus greift, zum Beispiel:
- ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission;
- die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln;
- ein anderer rechtlich anerkannter Mechanismus, bei Bedarf mit ergänzenden Maßnahmen.
Das gilt insbesondere für den KI-Anbieter aus den Abschnitten 7 und 7.1 (Anthropic): Die Daten können in den USA verarbeitet werden; diese Übermittlung ist durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgesichert, die in seinen Auftragsverarbeitungsvertrag aufgenommen sind.
Weitere Informationen zu den geltenden Garantien erhalten Sie unter info@auvia.be, vorbehaltlich der Pflichten zu Vertraulichkeit und Sicherheit.
9. Wie lange bewahren wir die Daten auf?
Die Daten werden nicht länger als nötig aufbewahrt. Als anfänglicher Rahmen gilt:
| Kategorie | Vorgesehene Dauer oder Kriterium |
|---|---|
| Kontaktanfragen ohne Vertragsbeziehung | Bis zu 12 Monate nach dem letzten sachdienlichen Austausch |
| Interessenten und nicht angenommene Angebote | Bis zu 24 Monate nach dem letzten Kontakt, außer bei Widerspruch oder dokumentiertem besonderem Bedarf |
| Verträge, Austausch zur Vertragserfüllung und geschäftliche Nachweise | Während der Vertragsbeziehung, danach so lange, wie es zur Verteidigung von Rechten und zur Einhaltung gesetzlicher Fristen nötig ist |
| Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen | So lange, wie es das anwendbare belgische Buchhaltungs- und Steuerrecht vorschreibt |
| Supportdaten | Während der Vertragsbeziehung, danach für eine begrenzte Dauer je nach Nutzen und vertraglichen Pflichten |
| Audioaufnahmen von Gesprächen | Gelöscht nach der Durchsicht der Abschrift, spätestens nach 30 Tagen |
| Technische und Sicherheitsprotokolle | Für eine dem Zweck angemessene Dauer, je nach System und Risiko festgelegt |
| Für einen Rechtsstreit oder eine gesetzliche Pflicht nötige Daten | Bis zum Abschluss des Rechtsstreits oder zum Ablauf der Pflicht |
Diese Fristen stehen im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten von Auvia. Daten können länger aufbewahrt werden, wenn eine gesetzliche Pflicht dies verlangt oder sie zur Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen nötig sind.
10. Wie schützen wir die Daten?
Auvia trifft technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind, insbesondere:
- Zugriffskontrolle und Prinzip der minimalen Rechte;
- Mehr-Faktor-Authentifizierung, wenn der Dienst sie anbietet;
- eindeutige Passwörter, gespeichert in einem Passwortmanager;
- keine Geheimnisse im versionierten Quellcode;
- Verschlüsselung der Kommunikation über sichere Protokolle, wo verfügbar;
- logische Trennung der Umgebungen und der Kundendaten;
- Sicherheitsupdates, Datensicherungen und Wiederherstellungsverfahren;
- ein Verfahren für Sicherheitsvorfälle und Datenschutzverletzungen;
- Vertraulichkeitspflichten für die befugten Personen.
Keine Maßnahme kann absolute Sicherheit garantieren; Auvia überprüft ihre Maßnahmen entsprechend den Risiken und der Entwicklung ihrer Tätigkeit.
11. Website und Cookies
In ihrer aktuellen Fassung hat die Website von Auvia kein Kontaktformular und verweist Besucher an die Adresse info@auvia.be.
Zum Datum dieser Fassung hat Auvia auf ihrer Website keine Werbe- oder Statistik-Cookies festgestellt, die eine Einwilligung erfordern. Der Hosting-Anbieter kann jedoch technische Protokolle erzeugen, die für die Sicherheit und die Bereitstellung der Website unbedingt nötig sind.
Fügt Auvia später nicht notwendige Cookies, ein Statistikwerkzeug, externe Inhalte oder ein Formular hinzu, wird diese Erklärung angepasst und, wo nötig, vor deren Aktivierung eine Einwilligungsabfrage eingerichtet.
12. Welche Rechte haben Sie?
Unter den Bedingungen der DSGVO können Sie verlangen:
- Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten;
- Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;
- Löschung Ihrer Daten;
- Einschränkung der Verarbeitung;
- Datenübertragbarkeit, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind;
- Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die auf berechtigtem Interesse beruht;
- Widerruf Ihrer Einwilligung, wenn eine Verarbeitung darauf beruht, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der früheren Verarbeitung berührt;
- Informationen zu den Garantien bestimmter internationaler Übermittlungen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an info@auvia.be und nennen Sie den Gegenstand Ihrer Anfrage. Bei begründeten Zweifeln kann Auvia zusätzliche Angaben verlangen, die zur Überprüfung Ihrer Identität unbedingt nötig sind.
Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde einzulegen bei der:
Datenschutzbehörde
Drukpersstraat 35
1000 Brüssel
Belgien
https://www.datenschutzbehorde.be
Sie können sich auch an eine andere zuständige Aufsichtsbehörde an Ihrem Wohn- oder Arbeitsort wenden.
13. Änderungen dieser Erklärung
Auvia kann diese Erklärung ändern, um Entwicklungen ihrer Tätigkeit, ihrer Werkzeuge oder der Rechtslage Rechnung zu tragen.
Die geltende Fassung und ihr Datum stehen am Anfang des Dokuments. Bei wesentlichen Änderungen, die betroffene Personen berühren, informiert Auvia vor deren Inkrafttreten in geeigneter Weise, wenn das Gesetz dies verlangt.
14. Kontakt
Für Fragen zu dieser Erklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:
Auvia GmbH
E-Mail: info@auvia.be
Anschrift: Zur Nohn 94, 4701 Eupen, Belgien