Politique de confidentialité

Version 1.2 du 14 octobre 2026

1. Qui est responsable du traitement ?

Le responsable du traitement est :

Auvia SRL
Zur Nohn 94
4701 Eupen
Belgique
BCE : 1026.017.401
TVA : BE 1026.017.401
E-mail : info@auvia.be

Dans la présente politique, « Auvia », « nous » ou « notre » désigne Auvia SRL.

2. À qui cette politique s’adresse-t-elle ?

Cette politique concerne les personnes dont Auvia traite les données pour ses propres activités, notamment :

les visiteurs du site internet d’Auvia ;
les prospects et les personnes qui prennent contact avec Auvia ;
les clients et leurs représentants ou interlocuteurs professionnels ;
les fournisseurs, partenaires et leurs interlocuteurs ;
les personnes qui participent à une réunion, une démonstration ou un échange commercial avec Auvia.

Lorsque Auvia traite des données personnelles pour le compte d’un client dans le cadre d’un module d’automatisation, ce client reste en principe responsable du traitement. Ces traitements sont encadrés par le contrat de sous-traitance de données conclu entre le client et Auvia et par la politique de confidentialité du client concerné.

3. Quelles données pouvons-nous traiter ?

Selon la relation avec Auvia, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes :

données d’identification professionnelle : nom, prénom, fonction et entreprise ;
coordonnées professionnelles : adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse professionnelle ;
données relatives aux échanges : contenu des e-mails, demandes, comptes rendus de réunions, besoins exprimés et historique des communications ;
données commerciales et contractuelles : devis, prestations demandées, contrats, validations, historique de la relation et préférences professionnelles ;
données de facturation : raison sociale, adresse de facturation, numéro d’entreprise, numéro de TVA, identifiant Peppol, références de facture et informations relatives aux paiements ;
données techniques limitées : adresse IP, date et heure d’accès, journaux techniques et informations nécessaires à la sécurité et au fonctionnement du site ou de l’infrastructure ;
données communiquées volontairement par une personne lors d’un contact avec Auvia.

Nous demandons de ne pas transmettre spontanément de données sensibles, de données relatives à des mineurs, de mots de passe, de clés API ou d’autres secrets par e-mail ordinaire.

4. Pourquoi traitons-nous ces données ?

Finalité	Données principales	Base juridique
Répondre aux demandes et organiser un premier échange	Identité, coordonnées, contenu de la demande	Intérêt légitime d’Auvia à répondre aux demandes professionnelles et, lorsque la demande précède une commande, mesures précontractuelles
Comprendre les besoins et préparer une proposition ou un devis	Identité, fonction, entreprise, besoins, échanges	Mesures précontractuelles prises à la demande de la personne ou intérêt légitime dans un contexte B2B
Conclure et exécuter les contrats	Coordonnées, informations contractuelles, validations et communications	Exécution du contrat ou mesures précontractuelles
Gérer la relation client, le support et le suivi des prestations	Coordonnées, historique des échanges, demandes de support	Exécution du contrat et intérêt légitime à assurer un suivi professionnel de qualité
Émettre et conserver les factures et documents comptables	Identité professionnelle, données de facturation et de paiement	Obligations légales, comptables et fiscales
Assurer la sécurité du site, des systèmes et des communications	Journaux techniques, adresse IP, événements de sécurité	Intérêt légitime à protéger les systèmes, prévenir les abus et établir la sécurité des services
Défendre les droits d’Auvia et gérer les litiges	Contrats, échanges, preuves et historique pertinent	Intérêt légitime à constater, exercer ou défendre des droits en justice
Informer ponctuellement des clients professionnels au sujet de services liés à leur relation avec Auvia	Identité, coordonnées professionnelles et relation existante	Intérêt légitime, sous réserve du respect des règles applicables aux communications électroniques et du droit d’opposition
Enregistrer un entretien pour en faire un compte rendu	Voix et contenu de l’entretien	Consentement, retirable à tout moment

Auvia ne prend pas, sur la seule base de ces traitements, de décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques ou affectant significativement les personnes concernées.

4.1 Prospects et premier entretien

Lorsque vous prenez contact avec Auvia ou convenez d’un premier entretien :

nous enregistrons votre nom, votre fonction, votre entreprise, vos coordonnées professionnelles, les besoins exprimés et le compte rendu de l’entretien dans notre logiciel de gestion (Odoo, hébergé en Europe) ;
un outil d’intelligence artificielle peut nous aider à préparer le compte rendu ou une proposition (section 7) ;
nous n’enregistrons l’entretien qu’avec votre accord exprès ; la transcription se fait sur un ordinateur d’Auvia, sans service en ligne, et l’audio est supprimé après relecture, au plus tard après 30 jours ;
sans suite, vos données sont supprimées 12 mois après le dernier échange utile ; après un devis non accepté, 24 mois après le dernier contact (section 9) ;
vous pouvez vous y opposer ou demander leur suppression à tout moment à info@auvia.be (section 12).

5. D’où proviennent les données ?

Les données proviennent principalement :

directement de la personne concernée ;
de son employeur ou de l’organisation qu’elle représente ;
des documents et informations transmis dans le cadre d’une demande, d’un devis ou d’un contrat ;
de sources professionnelles publiquement accessibles, lorsque leur consultation est nécessaire et licite ;
des systèmes techniques utilisés pour assurer le fonctionnement et la sécurité des services.

Lorsque les données ne sont pas obtenues directement auprès de la personne, Auvia fournit les informations requises par la législation applicable dans les délais prévus, sauf exception légale.

6. Avec qui les données peuvent-elles être partagées ?

Les données sont accessibles uniquement dans la mesure nécessaire à leur finalité. Elles peuvent être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :

le gérant d’Auvia et les futurs collaborateurs ou prestataires autorisés, soumis à une obligation de confidentialité ;
les prestataires de messagerie, de bureautique et de stockage utilisés par Auvia ;
les prestataires d’hébergement, de sauvegarde, de sécurité et de maintenance informatique ;
un fournisseur de modèles d’intelligence artificielle agissant comme sous-traitant d’Auvia — actuellement Anthropic, fournisseur des modèles Claude — pour les tâches décrites à la section 7 et le tri des messages décrit à la section 7.1 ;
le logiciel de gestion d’Auvia, Odoo (Odoo SA, hébergé en Europe) : contacts, devis, contrats, signature électronique, facturation et comptabilité ;
les prestataires de facturation, de comptabilité, de paiement ou de transmission électronique des factures ;
les conseillers professionnels d’Auvia, notamment comptables, avocats ou assureurs ;
les administrations, autorités ou juridictions lorsqu’une obligation légale ou une demande valable l’impose.

Lorsqu’un prestataire traite des données pour le compte d’Auvia, Auvia veille à ce que la relation soit encadrée conformément aux exigences applicables en matière de protection des données.

Auvia ne vend pas les données personnelles.

7. Utilisation de services intégrant une intelligence artificielle

Auvia peut utiliser des outils professionnels intégrant une intelligence artificielle pour l’assister dans certaines tâches internes, par exemple la préparation de structures documentaires, l’analyse de contenus professionnels ou l’amélioration rédactionnelle.

Dans ce cadre, Auvia applique notamment les principes suivants :

limitation des données transmises à ce qui est strictement nécessaire ;
préférence pour des données fictives, anonymisées ou expurgées des informations non nécessaires ;
aucune donnée personnelle dans les dépôts de code ; dans l’outil d’IA, des données de contacts professionnels seulement lorsque la tâche l’exige ;
utilisation d’un service professionnel sous contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD) — actuellement Claude, d’Anthropic, dans son offre pour entreprises, qui n’utilise pas ces données pour entraîner ses modèles ;
contrôle humain approprié des résultats produits par l’intelligence artificielle ;
absence d’utilisation des données personnelles pour entraîner les propres modèles d’Auvia sans information et base juridique appropriées.

Les conversations avec cet outil sont conservées chez Anthropic sans limite de durée, tant qu’Auvia ne les supprime pas. Elles peuvent être traitées aux États-Unis (section 8).

7.1 Tri des messages reçus

Les e-mails adressés à Auvia peuvent être lus par un outil d’intelligence artificielle afin de les classer par urgence et par sujet, de signaler ceux qui attendent une réponse et de préparer des projets de réponse.

Ce traitement sert la même finalité que la lecture manuelle : répondre à votre demande (section 4). Il repose sur l’intérêt légitime d’Auvia à traiter sa correspondance de manière rapide et organisée.

Auvia l’encadre comme suit :

un fournisseur sous contrat : l’outil est fourni par Anthropic dans le cadre de ses conditions commerciales, qui comprennent un contrat de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD. Anthropic traite les messages uniquement sur instruction d’Auvia et ne les utilise pas pour entraîner ses modèles. Les données peuvent être traitées aux États-Unis (section 8) ;
le minimum nécessaire : l’outil lit d’abord l’expéditeur, l’objet et le début du message ; il ne lit le message complet que lorsque c’est nécessaire pour comprendre la demande ;
une décision humaine : l’outil n’envoie aucun message. Chaque réponse est relue, décidée et envoyée par une personne d’Auvia. Aucune décision vous concernant n’est prise de manière automatisée ;
les données sensibles mises de côté : un message qui semble contenir des données de santé ou d’autres catégories particulières de données (article 9 du RGPD) est signalé, n’est pas analysé davantage par l’outil et est traité manuellement ;
une conservation courte : les copies techniques créées par l’outil sur les postes d’Auvia sont supprimées après 30 jours au plus. Le message lui-même est conservé selon les durées de la section 9.

Vous pouvez vous opposer à ce traitement à tout moment, sans avoir à vous justifier, en écrivant à info@auvia.be ou en l’indiquant dans votre message. Vos messages seront alors traités sans outil d’intelligence artificielle.

Les traitements réalisés par Auvia pour le compte de ses clients sont décrits dans le DPA et la fiche RGPD du module concerné.

8. Transferts en dehors de l’Espace économique européen

Certains prestataires techniques peuvent traiter ou rendre accessibles des données depuis un pays situé en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque cela se produit, Auvia veille à ce qu’un mécanisme prévu par le RGPD soit applicable, par exemple :

une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
un autre mécanisme légalement reconnu, accompagné si nécessaire de mesures complémentaires.

C’est notamment le cas du fournisseur d’intelligence artificielle des sections 7 et 7.1 (Anthropic) : les données peuvent être traitées aux États-Unis, et ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, intégrées à son contrat de sous-traitance.

Des informations supplémentaires sur les garanties applicables peuvent être demandées à info@auvia.be, sous réserve des obligations de confidentialité et de sécurité.

9. Combien de temps conservons-nous les données ?

Les données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire. À titre de cadre initial :

Catégorie	Durée ou critère envisagé
Demandes de contact sans relation contractuelle	Jusqu’à 12 mois après le dernier échange utile
Prospects et devis non acceptés	Jusqu’à 24 mois après le dernier contact, sauf opposition ou nécessité particulière documentée
Contrats, échanges liés à l’exécution et preuves commerciales	Pendant la relation contractuelle, puis pendant la durée nécessaire à la défense des droits et au respect des délais légaux applicables
Factures et documents comptables	Pendant la durée imposée par la législation comptable et fiscale belge applicable
Données de support	Pendant la relation contractuelle, puis pendant une durée limitée selon leur utilité et les obligations contractuelles
Enregistrements audio d’entretiens	Supprimés après relecture de la transcription, au plus tard après 30 jours
Journaux techniques et de sécurité	Pendant une durée proportionnée à leur finalité, définie selon le système et le niveau de risque
Données nécessaires à un litige ou à une obligation légale	Jusqu’à la clôture du litige ou l’expiration de l’obligation concernée

Ces durées sont reprises dans le registre des activités de traitement d’Auvia. Une donnée peut être conservée plus longtemps lorsqu’une obligation légale l’impose ou lorsqu’elle est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice.

10. Comment protégeons-nous les données ?

Auvia met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques, notamment :

contrôle des accès et principe du moindre privilège ;
authentification multifacteur lorsque le service la propose ;
mots de passe uniques conservés dans un gestionnaire de mots de passe ;
absence de secrets dans le code source versionné ;
chiffrement des communications au moyen de protocoles sécurisés lorsque disponible ;
séparation logique des environnements et des données client ;
mises à jour de sécurité, sauvegardes et procédures de restauration ;
procédure de gestion des incidents et violations de données ;
obligations de confidentialité pour les personnes autorisées.

Aucune mesure ne peut garantir une sécurité absolue, mais Auvia réévalue ses mesures en fonction des risques et de l’évolution de ses activités.

11. Site internet et cookies

Dans sa version actuelle, le site vitrine d’Auvia ne comporte pas de formulaire de contact et renvoie les visiteurs vers l’adresse info@auvia.be.

À la date de la présente version, Auvia n’a pas identifié l’utilisation de cookies publicitaires ou de mesure d’audience nécessitant un consentement sur son site vitrine. L’hébergeur peut néanmoins générer des journaux techniques strictement nécessaires à la sécurité et à la fourniture du site.

Si Auvia ajoute ultérieurement des cookies non essentiels, un outil de mesure d’audience, des contenus externes ou un formulaire, la présente politique sera mise à jour et, lorsque nécessaire, un mécanisme de consentement sera mis en place avant leur activation.

12. Quels sont vos droits ?

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander :

l’accès à vos données personnelles ;
la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
l’effacement de vos données ;
la limitation du traitement ;
la portabilité des données lorsque les conditions légales sont réunies ;
l’opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
le retrait de votre consentement lorsqu’un traitement repose sur celui-ci, sans affecter la licéité du traitement antérieur ;
des informations concernant les garanties applicables à certains transferts internationaux.

Pour exercer vos droits, contactez Auvia à info@auvia.be en précisant l’objet de votre demande. Auvia peut demander des informations complémentaires strictement nécessaires pour vérifier votre identité lorsqu’il existe un doute raisonnable.

Vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique
https://www.autoriteprotectiondonnees.be

Vous pouvez également saisir une autre autorité de contrôle compétente selon votre lieu de résidence ou de travail.

13. Modifications de la présente politique

Auvia peut modifier la présente politique afin de refléter une évolution de ses activités, de ses outils ou de la réglementation.

La version applicable et sa date sont indiquées au début du document. En cas de modification importante affectant les personnes concernées, Auvia fournit une information appropriée avant l’entrée en vigueur du changement lorsque la législation l’exige.

14. Contact

Pour toute question concernant cette politique ou le traitement de vos données personnelles :

Auvia SRL
E-mail : info@auvia.be
Adresse : Zur Nohn 94, 4701 Eupen, Belgique

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